Skapar din checklista.
Var vänlig vänta...

ATT DRIVA KVALITETSREGISTERDET PRAKTISKA ARBETET

Ert dagliga arbete inom registret påverkar det dagliga arbetet för vårdpersonal men också vårdtillfällen varje dag för patienter. Allt från att aktivt kunna välja vård till att veta att en behandling verkligen är den bästa.

PATIENTER Ett Nationellt kvalitetsregister är en samling patientuppgifter som används för att utveckla och säkra vården, genom att vetenskapligt studera hur olika metoder och behandlingar fungerar i praktiken. Alltså uppgifter om patienter som i slutändan gynnar patienter. Kvalitetsregistret kan också användas av bland annat patienter, för att göra jämförelser mellan olika vårdenheter – regionalt, nationellt och internationellt.

VÅRDPERSONAL Som vårdpersonal är det lätt att se ett Nationellt kvalitetsregister som något separat, skilt från den dagliga vårdverksamheten. Eller som en sjuksköterska uttryckte det: ”Jag har inget med kvalitetsregistren att göra, jag arbetar med patienterna.” En viktig utmaning för oss alla är att förstå och stärka samspelet mellan forskning och utveckling, kvalitetsregistren samt bästa möjliga vård för patienten.

Mer information om partnerskapet mellan patient och vårdprofession hittar du i fördjupningsdelen.

INGEMAR PETTERSSON OM KVALITETSREGISTER SOM FÖREBILDER

TITTA PÅ INTERVJU

CHECKLISTA

För att hjälpa dig i det praktiska arbetet med just ditt kvalitetsregister, har vi skapat en checklista där du enkelt kan stämma av vilka områden ni har koll på och vilka du anser att ni behöver jobba mer med.
SKAPA DIN EGEN CHECKLISTA FÖR
DET PRAKTISKA ARBETET

SPARA

DINA VALDA FOKUSOMRÅDEN

Nedan fokusområden har du markerat att ni behöver jobba mer med. Under varje rubrik finns ett antal underpunkter som du enkelt kan checka av när ni kommit vidare.

SPARA
  • Formulera ett syfte med registret

    • Säkerställ att kvalitetsregistret belyser frågeställningar som specialister och andra intressenter anser är viktiga. Definiera vilka kvalitetsindikatorer som krävs för att svara på frågeställningarna, gärna utifrån Socialstyrelsens Handbok för utveckling av indikatorer för god vård och omsorg.
    • Definiera kriterier för att inkludera/exkludera en patient i kvalitetsregistret.
    • Utse en person som ansvarar för den personuppgiftsbehandling som sker kring registret.
  • Utse registerhållare och styrgrupp

    • Registerhållare och styrgrupp bör bestå av representanter från relevanta yrkeskategorier samt patientrepresentanter.
    • Utöver tvärprofessionell kompetens är kunskap inom biostatistik, epidemiologi och angränsande kliniska ämnen samt förbättringskunskap viktiga att ha i eller nära styrgruppen.
    • En eller flera specialistföreningar som uppdragsgivare eller stödjare bör vara knutna till registret.
    • Om olika vårdgivarkategorier är engagerade i datainsamling, bör representanter för dessa finnas i styrelsen.
  • Lär er regelverket

    • Registerhållare och styrgrupp bör ha kunskap om de lagar som gäller för kvalitetsregister. Se avsnitten om Roller och ansvar samt Regelverk.
  • Involvera patienten

    • Ta fram en plan för patientmedverkan vid utveckling av ett nytt kvalitetsregister.
    • Formulera övergripande mål med patientmedverkan.
    • Uttala konkreta förväntningar på patientföreträdare som medverkar i registrets styrgrupp.
    • Beskriv hur utbildning av patientföreträdare ska gå till.
    • Tydliggör arbetsformer: Vid vilka tillfällen patientföreträdare ska medverka och hur (exempelvis med egna punkter på agendan).
    • Tydliggör vilka konkreta arbetsuppgifter patientföreträdare ska ansvara för.
    • Ta fram regler för ekonomisk ersättning.
    • Ta fram jävsdeklaration.
    • Titta på behov och möjligheter att utveckla information och resultatredovisning direkt riktat till patienter.
    • För mer information om patientmedverkan, ta del av ”Guide för patienters medverkan” här.
  • Se över finansieringen

    • Bra och kontinuerlig finansiering är en viktig faktor för ett kvalitetsregisters utveckling. Se därför över finansieringen av registret på årlig basis. Se avsnittet om Finansiering.
  • Jobba med variabler

    • Återkoppla variablerna till syftet.
    • Inkludera patientrapporterade mått, såsom Patient Reported Outcome Measures (PROM) eller Patient Reported Experience Measures (PREM). Även Mått på patientens nöjdhet med och upplevelser av vården samt Mått för generell hälsorelaterad livskvalitet EQ-5D och SF-36.
    • Täck in och ha mått för hela vårdkedjan. Det bör vara en balans mellan olika typer av mått: Struktur, resultat och process samt kort- och långsiktiga resultatmått.
    • På registrets hemsida bör det finnas en variabelförteckning, inklusive variabeldefinitioner.
    • Standardisera det som går att standardisera, till exempel språk, termer, mätmetoder, definitioner, koder och riktlinjer.
    • Användarmanual/kriterier för datainsamling för inmatning kan öka kvaliteten på inmatad data.
    • Dokumentera/logga ändringar i variabelförteckning eller definitioner.
  • Verifiera täckningsgraden

    • Samarbeta med Socialstyrelsen kring beräkningar av täckningsgrad och eventuella samkörningar mot andra register. Detta för att verifiera täckningsgraden.
  • Leverera data

    • Se till att deltagande enheter enkelt kan få feedback online. Återkopplingen ska vara meningsfull, analytisk och aktuell.
    • Eftersträva att få leverera data från registret till Öppna jämförelser (Öj), som presenterar data som Nationella kvalitetsindikatorer.
  • Säkerställ kvaliteten på datan

    • Ta reda på vilken datakvalitet ni har och dokumentera detta.
    • Överväg att ha arbetsprocesser/instruktioner för datahantering, bearbetning, kontroll och arkivering.
    • Överväg att ha automatiska checkar av data.
    • Planera in manuella kontroller av datakvaliteten i form av monitorering och audits , se Valideringshandboken.
    • Dokumentera alla ändringar och spara dem på ett sätt som gör dem spårbara och enkla att hitta. Ett förslag är att föra loggbok som beskriver varje ändring: När den görs och av vem samt anledningen till ändringen.
    • Säkerställ att ni har goda rutiner för registrering. Detta för att minska bortfall av data, det vill säga data som skulle ha blivit registrerad men inte blev det.
    • Bestäm vilken grad av öppenhet som ska gälla för data, både inbördes och mot allmänheten.
  • Analysera datan

    • Analysera och presentera datan på olika nivåer, aggregerat respektive lokalt, för att möjliggöra jämförelser mellan enheter och visa på potentiella förbättringsområden. Titta även på förändringar över tid.
    • Försök att förstå bortfall av data.
    • Ta fram strategier för hur ni hanterar exempelvis case mix (klinikernas olika typer av patienter och de egenskaper hos den individuelle patienten som kan påverka resultatet) och confounders (störande faktorer).
    • Konsultera statistiker för mer avancerade dataanalyser. Se avsnittet om Statistik.
  • Planera datauttag

    • Skapa en plan över hur registret ska agera vid förfrågningar om registerutdrag. För exempel på förfrågan om datauttag för registerforskning, se www.kvalitetsregister.se/industrisamverkan/ansökan
    • Eventuella förfrågningar skickas in till styrgruppen med bifogad projektplan som har skrivits av forskaren eller industrin. Styrgruppen beslutar sedan om att godkänna eller avslå ansökan. Om styrgruppen godkänner ansökan går man in i avtalsdiskussion.
    • Läs gärna Vägledning och rekommendationer för utlämnande av kvalitetsregisteruppgifter utvecklad av kansliet.
      http://www.kvalitetsregister.se/om_kvalitetsregister
  • Använd datan på rätt sätt

    • Det finns åtminstone tre olika användningsområden för registerdata: verksamhetsredovisning (ledning och styrning), kliniskt förbättringsarbete samt forskningsprojekt (utveckling av behandlingsriktlinjer, hälsoekonomi).
    • Skapa rapportmallar (rapporterna kommer att se olika ut för olika målgrupper).
    • Skapa metoder för rapport- och publikationsgranskning.
    • För utlämnande av data till forskare i länder som tillhör EU/ESS-området gäller samma regler som i Sverige. För utlämnande av data till forskare i länder utanför EU/ESS-området är huvudregeln att överföring endast får ske om landet har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter.
    • Data ska hållas åtskilda, till exempel i olika databaser, eftersom data från andra länder inte får ingå i svenska kvalitetsregister utan endast får jämföras aggregerat.
    • Samverkan med industrin: Se överenskommelse om samverkan mellan Sveriges Kommuner och Landsting och industrins företrädare rörande Nationella kvalitetsregister (www.kvalitersregister.se/industrisamverkan). I överenskommelsen ges riktlinjer för hur samverkan bör bedrivas, exempelvis vad gäller avtalsfrågor och ekonomisk ersättning. För avtalsmall, se www.kvalitetsregister.se/industrisamverkan
  • Informera patienten och gör etikansökan

    • Patienten måste informeras och godkänna att vara med i ett register. För detaljer om vad som ska ingå i patientinformationen samt exempel, se http://www.kvalitetsregister.se/registerarbete/informerapatienter.4.f647a59141ef67b43428f9.html
    • Om man planerar att använda registerdata för forskningsändamål måste en etisk prövning göras. Läs mer om etisk prövning på www.epn.se.
    • Gör ett studieprotokoll för forskningsstudien som definierar syfte, design på studien, effekt och säkerhetsmått, antal patienter, med mera.
    • För att samköra med andra register för forskningsändamål krävs alltid ett godkännande från en etikprövningsnämnd. Utöver det gör utlämnande myndighet en egen prövning. I de flesta fall levereras samkörda data från myndigheten i avidentifierad form.
  • Skapa IT-sytem och service/support

    • Om ni skapar nya moduler/system i kvalitetsregistret, dokumentera modulerna/systemen och säkerställ att de fungerar på samma sätt hela tiden. En ny mjukvara ska exempelvis testas och dokumenteras, därefter kan systemet CE-märkas. Ska en modul användas för ett läkemedelsföretag, är det viktigt att förstå och vara öppen med statusen på de moduler som används för att fånga datan.
    • Försök att standardisera IT-miljön så mycket som möjligt, så att ni i framtiden kan ”slå ihop” och jämföra dataset utan större problem, exempelvis vid internationella jämförelser.
    • Minska dubbelinmatningen och underlätta administrationen med hjälp av det Nationella programmet för datainsamling. http://www.kvalitetsregister.se/aktuellt/nationellaprogrammetfordatainsamlingnpdi.4.239af7831430048d853c7d.html
    • Se till att det finns avtal som reglerar service och back-up för IT-system och IT-plattform.
  • Skapa registerformulär

    • Gör en kravspecifikation för struktur, innehåll, värden (variabler/parametrar), antal tecken, och så vidare, på formuläret.
  • Marknadsför och skapa hemsida

    • Ett kvalitetsregister under utveckling bör så snabbt som möjligt nå en hög täckningsgrad. Styrgruppen behöver därför utarbeta en plan för hur man bäst når ut till olika enheter och hur man ökar motivationen att delta i registret.
    • Redovisa resultatet öppet.
    • Ha gärna variabelförteckning på hemsidan.
    • Tänk på att information på engelska ökar möjligheterna till internationell samverkan.
  • Utbilda

    • God datakvalitet kräver god kunskap i registerarbete: Vilken information ska matas in? Hur ska den matas in? Vad ska man tänka på för att kunna göra jämförelser och slå ihop data? Det kan vara på-platsen-utbildningar, webbutbildningar eller utbildning med hjälp av en manual, variabellistor och variabeldefinitioner.
  • Administrera

    • Se till att den finns en årsplan och en budget.
    • Planera för administrativt stöd för registret (in- och utbetalningar till exempel).
    • Skapa en årsrapport som redovisar de aktiviteter som registret har deltagit i under föregående år, till exempel styrgruppsmöten, konferenser och seminarier. Årsrapporten ska också innehålla uppgifter om forskning och nya publikationer, beskriva genomförda förändringar i driften och verksamheten, återrapportering till användarna, projekt och hur registrets verksamhet har bidragit till lokal verksamhetsförbättring. Dessutom ska en ekonomisk redovisning ingå. Årsrapporten ska utformas så att även personer utan specialistkompetent kan förstå och ta del av materialet.
    • Se till att det finns avtal för alla typer av tjänster och samarbeten. För samverkan med industrin, se www.kvalitetsregister.se/industrisamverkan.

Mer information om det praktiska arbetet hittar du i fördjupningsdelen.