Aktörer inom kvalitetsregistrets lokala organisation och roller
Ett Nationellt Kvalitetsregister har en registerhållare och en styrgrupp. Registerstyrgruppen ska ha ett nära samarbete med CPUA-myndigheten. Allt fler kvalitetsregister har också patientrepresentation i styrgruppen.
Registerhållare
Ansvar
- Huvudansvarig för registret och har det yttersta ansvaret för att registret fungerar
- Ansvarig för registrets utveckling och drift
- Ansvarar för att registret innehåller korrekt information
- Ekonomisk förvalting
- Kontaktperson för CPUA-myndigheten och IT-leverantör (om inte annan produktägare är utsedd)
- Ska ha god kunskap om regelverk inom kvalitetsregisterområdet
- Ska vara väl förankrad i berörda professioner
- Kan vara ordförande i styrgruppen, men även annan person i styrgruppen kan vara det
Det finns inga generella regler kring hur registerhållare ska tillsättas eller avsättas. Varje register skapar egna rutiner tillsammans med sin CPUA-myndighet.
Arbetsbeskrivning
Registerhållaren och styrgruppen ska driva arbetet med registret.
Beslutanderätten ligger hos registerhållaren enligt CPUA-myndighetens delegationsordning. Varje Nationellt Kvalitetsregister bör ha en arbetsbeskrivning för registret som reglerar bland annat registerhållarens roll och arbetsuppgifter. Saknas en sådan bör styrgruppen tillsammans med sin CPUA-myndighet ta fram den. Registercentrum kan hjälpa till med detta.
Arbetet som registerhållare kräver tid. Arbetstiden för en registerhållare varierar beroende på bland annat registrets storlek och på vilken utvecklingsfas registret är i.
Medlem i styrgrupp
Ansvar
- Registrens styrgrupper ansvarar för utvecklingen med stöd av RCO.
- För att registren ska nå uppsatta mål och visionen behövs även stödjande regionala strukturer och nationella samarbets- och beslutsforum.
- Styrgruppen ska utveckla registret i enlighet med vad som anges i överenskommelsen och utifrån de kriterier och inriktningsmål som fastställts av Ledningsfunktionen.
- Den ska samarbeta med deltagande kliniker och verksamheter, utforma registrets innehåll och design, göra det användbart för förbättringsarbete och forskning och arbeta för god datakvalitet.
- Styrgruppen ska också ta tillvara professionernas intresse av kvalitetsuppföljning av vården och samverka med CPUA-myndigheten i frågor som rör utlämnande av data.
- Ordförande utses av styrgruppen, det måste inte vara registerhållaren.
Arbetsbeskrivning
- CPUA-myndigheten, genom ansvarig organisatorisk enhet eller förvaltning för kvalitetsregister, bör tillsammans med registerstyrgruppen ta fram en arbetsbeskrivning som klargör styrgruppens uppdrag, ansvar och befogenheter.
- Arbetsbeskrivningen måste beakta de krav som finns i anvisningarna från SKR om medelstilldelning till Nationella Kvalitetsregister samt de relevanta rättsregler som finns på området.
- Det är viktigt att få till en funktionell arbetsordning som både möjliggör för en utveckling och nyttjande av kvalitetsregistret, men som också säkerställer integriteten för de registrerade. I detta arbete bör CPUA-myndigheten utnyttja de professionella föreningarnas engagemang och ge dem ett stort inflytande.
Centralt personuppgiftsansvarig myndighet (CPUA-myndighet)
Myndighet
Endast myndigheter inom hälso- och sjukvården får vara ansvariga för den centrala behandlingen av personuppgifter i ett nationellt kvalitetsregister, så kallad CPUA-myndighet. (7 kap. 7 § PDL). Det får inte råda någon tvekan om vilken myndighet som har det centrala personuppgiftsansvaret för ett kvalitetsregister.
Ansvar
Berörd myndighet är ansvarig för den personuppgiftsbehandling som utförs, oavsett om det finns ett dokumenterat beslut eller inte. Det innebär att om den centrala personuppgiftshanteringen för ett kvalitetsregister sker i en region, så är en myndighet inom regionen CPUA, oavsett beslut och oavsett om kvalitetsregistret får nationellt stöd.
Beslut
När det är beslutat var det centrala personuppgiftsansvaret ligger är det viktigt att aktuell myndighet fattar ett formellt beslut för varje kvalitetsregister som det är CPUA för. Exempel på en CPUA-myndighet är en nämnd i en region eller en kommun.
Medel
De medel som fördelas till Nationella Kvalitetsregister enligt överenskommelsen ska rekvireras av CPUA-myndigheten, som också̊ formellt ansvarar för registrets medel. CPUA-myndigheten ansvarar för internkontroll av de Nationella Kvalitetsregistren, och följer upp att respektive register har utfört det som de redovisar.
Kontroll
CPUA-myndigheten ska bedriva egenkontroll av de Nationella Kvalitetsregistrens verksamhet, som exempelvis se till att styrgruppens medlemmar redovisar bisysslor samt hantera eventuella jävssituationer.
Samarbete
Samarbetet mellan CPUA-myndighet, registerhållare och styrgrupp sker enligt några vägledande principer som bland annat handlar om registrets utveckling, utformning av innehåll och design, att göra det användbart för förbättringsarbete, arbeta med datakvalitet och ha kunskap om hur data kan användas i förbättringsarbete.
Patientrepresentation
Allt fler Nationella Kvalitetsregister har patientrepresentation i sin styrgrupp. Patientföreträdaren representerar en hel diagnos/områdesgrupp. Den inhämtar synpunkter från och förankrar beslut hos sin patientorganisation och andra patienter.